19 Июнь 2011

Автоматизируй и экономь

*На правах рекламы

Бизнес-менеджер от Мегаплана

Приветствую вас, уважаемый читатель!

Сегодня я хочу поделиться своим опытом работы в должности арт-директора студии веб-дизайна и программирования и рассказать о сложностях организации взаимодействия между руководителем проекта, менеджером и программистами, а также продемонстрировать пути их решения. 

Представьте себе студию с офисом в Мариуполе, в ней работает дизайнер, верстальщик, два программиста, менеджер и я – арт-директор. В мои непосредственные обязанности входила постановка задач членам дружного коллектива студии, контроль их исполнения и соблюдения поставленных сроков.

Казалось бы, коллектив малюсенький и никаких проблем не должно быть. Ведем одновременно всего один-два проекта (можно сказать, живем ими), арт-директор вполне в состоянии хранить все задачи и сроки в своей светлой голове.

 

Но не тут-то было, светлая голова арт-директора постепенно начинает пухнуть, возникает ощущение, что можно упустить какой-либо важный момент.

Устранить данную проблему при помощи блокнота или ежедневника можно, но, учитывая специфику веб-строительства (обмен файлами, ссылками и т.д.), блокнот совсем не торт.

Нужно учитывать тот факт, что арт-директор горит желанием привлечь отличных (и недорогих) специалистов-фрилансеров к работе над проектом студии, благо выбор колоссален. И тут уж никакими блокнотами вам, уважаемый читатель, точно не обойтись.

Возникает сразу несколько проблем:

  • Постановка задачи исполнителю. Данная проблема возникает не только с удаленным фрилансером, но и с офисным программистом. Объясняешь ему алгоритм работы модулей сайта, проходит два дня – и в загруженной кодом программистской голове все перепуталось. Кто-то переспросит (и будет тем самым задалбывать постоянно), а кто-то, что еще хуже, сделает неправильно.
  • Контроль сроков. В светлой голове арт-директора тоже, час от часа, возникает кашеобразное состояние (не так часто, как у программиста, но все же бывает) и необходимость проконтролировать тот или иной важный этап просто забывается.
  • Устранение багов. Выявлен глюк, нужно срочно устранить – значит необходимо каким-то образом ставить приоритеты срочности выполнения той или иной задачи.
  • А ведь кроме технических специалистов у нас есть еще и менеджер, которому нужно взаимодействовать с клиентом, фиксировать и уведомлять руководителя о пройденных этапах (заключен договор, отправлен дизайн-макет, дизайн одобрен, сформирован счет, счет оплачен).
  • Коммуникации между исполнителями. Если общение будет происходить через арт-директора, то неизбежно получится испорченный телефон.

И это все в маленькой веб-студии. А теперь представьте, что компания начинает расти и проблемы нужно возводить в квадрат, в куб и так далее, пропорционально росту.

Нужен какой-то механизм, который сможет устранить хаос в ежедневных бизнес-процессах.

Для решения проблем я пробовал применять закрытый форум (обычный форум на phpBB). Однако это решало лишь часть проблем и решение было весьма неудобным. Хотелось автоматизировать операции расстановки приоритета, внедрения чек-листов, сроков исполнения ну и кучи всего того, что не умеет делать форум на phpBB. Было даже желание написать некую среду для автоматизации бизнес-процессов.

Но гораздо более правильным решением оказалось применение уже существующего продукта, поддерживаемого специалистами. Тем самым мы сможем сэкономить свое время и нервы, т.к. операции, вручную и мучительно выполняемые в phpBB, будут автоматизированы соответствующим интерфейсом.

Теперь возникает проблема поиска достойного и недорогого решения.

Я рекомендую воспользоваться Бизнес-менеджером от компании Мегаплан. Это весьма мощный инструмент автоматизации бизнес-процессов:

  • Дружелюбный логичный веб-интерфейс (это очень важно), приятный дизайн.
  • Естественно, глобальная доступность через интернет (URL вида http://sdelaysite.megaplan.ru).
  • Присутствует возможность постановки задач коллективу (функционал постановки задач реализован весьма достойно). Задачи можно снабжать чек-листом, ставить сроки их исполнения, задавать приоритеты и метки для быстрого поиска, прикладывать файлы.
  • Руководитель может просматривать общие отчеты о выполнении задач, затратах времени и средств.
  • Коллеги имеют возможность обсуждать возникшие вопросы друг с другом.

Интерфейс:

Интерфейс бизнес-менеджера Мегаплана

Интерфейс бизнес-менеджера Мегаплана

Кроме того, бизнес-менеджер от Мегаплана обладает кучей дополнительных приятных фич:

  • Присутствует возможность импорта/экспорта из/в Excel.
  • В программе можно хранить различные файлы.
  • Работа с клиентами – закрепление ответственного менеджера и отслеживание этапов взаимодействия.
  • Формирование и печать финансовых документов в нужной форме с заполненными реквизитами.
  • Работа с финансами – начисление зарплаты и бонусов сотрудникам.
  • Планирование отпусков сотрудников. Теперь вы будете точно знать, куда делся Иванов и когда он снова появится, а как только появится Мегаплан выдаст ему список поставленных задач
  • Можно настроить уведомления на эл. почту или джаббер.

Удачно и просто реализована возможность установки прав доступа различным группам пользователей (ведь совершенно ни к чему, чтобы коллеги видели зарплаты друг-друга, а вот директору это не помешает):

Права пользователей бизнес-менеджера Мегаплана

Я детально поковырял возможности программы – все адекватно функционирует и приятно выглядит.

Кстати, вы тоже можете оценить возможности программы самостоятельно. Мегаплан дает бесплатный доступ на 30 дней к полному функционалу системы.

Так что, экономьте ваше время и нервы, уважаемый читатель, автоматизируйте бизнес процессы.

Наряду с моим мнением хорошей рекомендацией бизнес-менеджеру от Мегоплана послужит список мощных интернет-компаний, использующих данный продукт в своей работе:

Компании, использующие бизнес-менеджера Мегаплана

P.S.: После регистрации мне перезвонил менеджер Мегаплана и любезно предложил помощь в работе с системой, что очень приятно.

С уважением, Андрей Морковин.